Hace un par de años, la fundadora Madeline Mann no estaba contenta con cómo hacía las cosas en el trabajo.
Así que hizo una lista de los momentos en los que se sentía productiva y en los que consideraba que su tiempo estaba bien empleado.
En la parte superior: crear algo y tachar sus tareas pendientes.
Cuando Mann no se sentía productiva era en las convocatorias. Así que la consejera delegada del servicio de coaching profesional Self Made Millennial ha decidido que su agenda quedará libre de reuniones los martes y los viernes.
«Ha cambiado mi vida», declara Mann a Business Insider.
Mann no es la primera jefa que intenta que las reuniones se celebren en días u horas determinados. Asana, el fabricante de herramientas de productividad, pretende mantener los miércoles libres de reuniones internas, por ejemplo. Sin embargo, lo que parece menos habitual es tachar dos días del calendario, como ha hecho Mann.
Ahora, con todas sus reuniones apiladas los lunes, miércoles y jueves, Mann afirma que está consiguiendo completar muchas más cosas que cuando las convocatorias estaban esparcidas por todo su calendario.
«El cambio de contexto de pasar de una convocatoria a un trabajo en profundidad a una convocatoria no funcionaba», afirma.
Las reuniones siguen teniendo cabida
Mann no es necesariamente contraria a las reuniones.
«También salen cosas buenas de ellas, pero psicológicamente no me parecen tan productivas», observa Mann.
Su enfoque no es para todo el mundo. Algunas personas que trabajan para ella, por ejemplo, necesitan hablar con clientes, o con clientes potenciales.
Mann dice que, con ese tipo de trabajo, es posible enviar correos electrónicos entre reunión y reunión. Además, mantener un calendario flexible es importante para los clientes.
«Así que, en un puesto así, tomarse dos días enteros sin reuniones sería totalmente contraproducente», admite.
Sin embargo, para otro trabajador que escribía muchos textos de marketing, tener largos periodos sin reuniones le permitía profundizar, apunta.
«Algo así es muy importante para que se concentre», explica.
Encontrar el día GSD
Las reuniones pueden ser tanto una inyección de productividad como una pérdida de tiempo, dependiendo de lo bien que estén concebidas y dirigidas, entre otros factores. Pero tomarse un descanso incluso en las buenas puede dar al equipo un respiro colectivo.
El fabricante de software Atlassian señala las ventajas de un día libre de reuniones, llamadas e incluso correo electrónico. Para las empresas que se extienden por amplias zonas geográficas, Atlassian recomienda lo que denomina los días de «get shits done« (días para hacer las cosas de una vez, días para sacar el curro adelante), que podrían ser los lunes para los empleados de la región Asia-Pacífico y los viernes para los de Estados Unidos, Europa, Oriente Medio y África.
De este modo, los compañeros de todos los continentes disponen de más tiempo para colaborar.
Eliminar las reuniones puede ayudar
Las reuniones se dispararon durante la pandemia, a medida que aumentaba el número de trabajadores a distancia y el ‘registro’ se convertía en una parte más importante de nuestros días. En los años transcurridos desde la aparición de las horas felices virtuales, el tiempo dedicado a reuniones ha empezado a disminuir. Sin embargo, las reuniones pueden seguir atascando nuestras agendas.
Por eso conviene podarlas periódicamente. Matt Martin, consejero delegado y cofundador de la empresa de gestión de calendarios Clockwise, explica a Business Insider que el tiempo de las reuniones tiende a aumentar a medida que avanza el año.
Esto se debe a que algunas empresas ordenan a sus trabajadores a principios de año que revisen sus reuniones y eliminen las innecesarias. Pero, cuando inevitablemente vuelven a crecer, las reuniones pueden ser una gran sangría para el tiempo de los trabajadores.
«Dispones de un recurso central muy valioso, pero nadie es responsable de él colectivamente. Así que simplemente se agota y se pisotea», afirma Martin.
Mann, de Self-Made Millennial, entiende el valor de su tiempo. Por eso, da prioridad a vigilar los espacios libres de su calendario los martes y los viernes.
«Eso ha aumentado mucho mi productividad», sostiene.