Los eventos están de moda, ya sea a nivel público o privado, cada vez hay más empresas y particulares que saben de la importancia de crear un buen evento. Desde una boda, hasta un desfile de moda o una convención, hay muchos tipos de eventos, pero todos tienen muchos puntos en común. Hoy te presentamos algunas de las claves que no puedes pasar por alto.
6 útiles consejos para organizar eventos exitosos.
1. Conoce a tu público objetivo
Determinar si un evento es más o menos formal, si las personas que van a asistir a él son trabajadores o jefes, y el grado de lujo que debe tener tu evento, es muy importante tenerlo claro desde el principio. Lo mismo que las plantillas de invitaciones que debes tener en cuenta para adecuarte a los invitados.
El tipo de regalos, las actividades propuestas e incluso la comida que se sirva dependen en gran medida de a quién está dirigido el evento.
2. Define cuál objetivo quieres conseguir
Para organizar eventos exitosos es indispensable lo siguiente: Los eventos siempre se realizan con un fin.
Puede ser el de reunir a los seres queridos o puede ser el de realizar una venta, hay muchas razones y todas válidas, pero hay que conocerlas. Cada decisión que se deba tomar debe tener muy presente esto. El éxito está estrechamente ligado a la razón del evento.
Los eventos empresariales pueden ser los mejores aliados para lanzar una marca al estrellato. Es, sin duda, una gran idea, por eso hay que cuidar cada detalle con el foco puesto en el objetivo final.
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3. Establece un presupuesto real
Aunque en una primera aproximación pueda parecer difícil, lo cierto es que debes tener una cierta idea de cuánto se quiere gastar el cliente (o tú si el evento es para tu emprendimiento) y si eso será factible.
Es sumamente importante que en un primer briefing consigas explicarle dónde está el mínimo y dónde el máximo, y dónde podrían ahorrar un poco más, pero donde no podrían.
Hacer un primer boceto con precios aproximados te puede ahorrar dolores de cabeza más adelante. Ten en cuenta también el precio de las ciudades, no es lo mismo celebrar un evento en Barcelona o en Madrid, que hacerlo en Palencia o Burgos.
4. Elige localización, día y hora
Localizaciones hay muchas, pero no todas se adaptan bien a todo tipo de eventos. Debes tener en cuenta que además estos lugares (conocidos como “venues”) suelen estar reservados con antelación, con lo que hasta que no se les pague una señal económica, no estarán 100% reservados para tu evento.
Hay algunos lugares públicos, como es el caso de algunos cines, universidades o salas de fiesta que compaginan su actividad con el alquiler del lugar. También es importante clarificar esto tanto con el cliente como con el propio proveedor para que no haya problemas a la hora de cambiar de fecha o de hora.
La hora y el día del evento también son claves. Más de una persona ha tenido en su boda a más de la mitad de los invitados pendientes de un partido de fútbol o una conferencia internacional con pocos coches a disposición por celebrarse en las mismas fechas que otro gran evento. Prever es el secreto para organizar eventos exitosos.
5. Delega si hace falta
Estar en cada detalle es primordial, pero a veces cuando son demasiados es complicado centrarse en cada punto. Conseguir personas activas, de confianza y con tendencia a fijarse en cada detalle, son realmente importantes para organizar eventos exitosos.
Seis ojos ven más que dos, por eso lo que una persona no vea, tres es probable que sí. Repasar cada actividad, comentario adicional, nombres, apellidos y número de invitados es algo que si no diariamente, al menos cada poco tiempo, se debe hacer.
Como se suele decir los pequeños detalles marcan la diferencia, y aunque pueda parecer que no tienen importancia, lo cierto es que sí que la tienen. Los invitados se fijan en cosas que jamás pensarías que lo harían. Tener todo atado y doblemente confirmado debe ser tu lema.
6. Piensa en un plan B
Tener un plan B en la cabeza te salvará de muchos apuros. Sitios al aire libre en los que de pronto aparece la lluvia, invitados demasiado incumplidos o que llegan horas antes de lo planeado, tecnología que falla en el último momento o traductores que en el último momento se ponen enferman.
Los posibles “desastres” pueden ser muchos, por eso siempre hay que repensar las cosas y tener a mano soluciones. Planear un evento con suficiente antelación te ayudará a tener estas pequeñas ayudas ya disponibles para usarlas en el momento necesario. Se suele decir que si el plan A sale mal hay otras 25 letras que puedes usar”.
Conclusión
Se podrían escribir muchas líneas sobre cómo organizar eventos exitosos, sin embargo estos son algunos de los más básicos que no pueden pasar desapercibidos. Pero, sin duda, deberás estar pendiente de otras mil cosas para que el evento salga a la perfección. No obstante, la satisfacción de un evento de éxito, no tiene precio.
