Las plataformas de inscripción proporcionan mucho más que una simple forma de registro; son la puerta de entrada para una experiencia optimizada para los asistentes y una gestión más eficiente para los organizadores del evento.
Descubre el papel crucial de las inscripciones, desde la creación de formularios de inscripción efectivos hasta el control del aforo, para todo tipo de eventos: presentaciones de producto, eventos para clientes actuales y potenciales, torneos deportivos, talleres, eventos de networking…
1. Plataformas de inscripción online: un pilar en la organización de eventos, gratuitos y de pago
Qué es y cómo funciona una plataforma de inscripción
Una plataforma de inscripción es un software o servicio online que permite a los organizadores de eventos gestionar el proceso de registro de los asistentes de manera eficiente y estructurada.
Estas plataformas ofrecen una variedad de herramientas y características que simplifican la creación de formularios de registro personalizados, el seguimiento de las inscripciones, la gestión de listas de espera, el envío de confirmaciones de inscripción, el pago de las inscripciones si el evento es de pago, y mucho más.
Su funcionamiento comienza con la creación de una cuenta online desde la que configurar un evento, seguido de la personalización de un formulario de inscripción y la publicación del evento para que los asistentes puedan empezar a inscribirse.
Su integración con otras herramientas gestión de eventos como un sistema de control de acceso, o de marketing como un CRM para eventos facilitan muchísimo la vida a los organizadores y su equipo, sin olvidar el seguimiento y análisis de las inscripciones y la asistencia y las inmensas posibilidades de personalización en función de las necesidades y características de cada evento.
El valor añadido de las plataformas de inscripción para los eventos gratuitos
Es habitual que para eventos gratuitos, el tema del registro de asistentes pase a un segundo plano o no se tenga en cuenta en absoluto. También es común pensar que con un formulario de Google Forms o similar basta. Estos formularios están bien para encuestas y para la recogida aislada de información, pero se quedan muy cortos para la organización de un evento y su única funcionalidad es la de un formulario simple.
Las plataformas de inscripción permiten una gestión integral del evento, como veremos en más detalle a continuación, mejorando la eficiencia de la organización y la experiencia de los asistentes. Todo ello, sin olvidar la recogida y tratamiento de datos.
Además, el momento del registro es el primer contacto de los asistentes con tu evento. Una plataforma de inscripción te permite tomar las riendas, llevando la iniciativa y preparando con cuidado ese momento crítico. ¡La primera impresión es clave!
En eventos privados o con acceso restringido, funcionalidades como el envío de invitaciones, la protección de la página de inscripción mediante contraseña o la posibilidad de gestionar solicitudes de inscripción que el organizador solo tiene que aceptar o rechazar en un clic, son un gran valor añadido para estos eventos gratuitos.
2. El ABC de un formulario de inscripción efectivo
Una página de inscripción que convierte
El software utilizado para gestionar las inscripciones es importante, pero también lo es el uso que hagas de él y la página en la que esté integrado el proceso de inscripción. Para que una página de inscripción convierta, hay que tener en cuenta algunos puntos como:
- Cuidar la imagen de marca: colores, tipografía, imágenes… La página de registro ha de estar igual de cuidada que la página principal. Es una página con mucho tráfico y clave para el evento.
- Incluir la fecha, el lugar, el programa y cualquier otra información relevante sobre el evento.
- Usar una plataforma de inscripción integrada directamente en la web del evento o que ofrezca una buena landing page, personalizable a imagen del evento y que permita añadir información, imágenes, vídeos, etc.
- Incluir un botón de llamada a la acción (CTA) claro, efectivo, y bien visible.
- Cuidar la redacción de todos los elementos de la página, desde el eslogan del evento hasta las descripciones de las tarifas, pasando por las FAQ, etc. Todo texto es importante, no solo el que busca ser atractivo y llamar la antención. La claridad de las explicaciones dan confianza y seguridad a la hora de lanzarse a realizar la inscripción.
- Comprobar que el proceso de registro se realiza cómodamente también desde el móvil.
- Utilizar una plataforma de inscripción que facilite el acceso al formulario, sin abandonar tu página web para realizar el proceso.
Características clave de un formulario de inscripción efectivo
Si nos centramos en el formulario de inscripción en sí, también es importante diseñarlo estratégicamente, pensando tanto en el asistentes como en las necesidades de la organización.
Estos son algunos de los puntos clave en los que fijarse para construir un formulario de registro eficaz, que no frustre a los asistentes (y así, no genere abandono del proceso) y que aporte a la organización información valiosa:
- Acceso fácil al formulario.
- Rapidez.
- Personalización del formulario en función del tipo de evento, el público y los objetivos de la organización.
- Tipos de respuesta que faciliten el proceso: casilla a marcar, menú desplegable, elección de una opción…
- Recogida de los datos útiles para la organización, pero solo de los datos importantes: alargar el formulario sin necesidad puede resultar en el abandono del proceso por parte del asistente.
3. Inscripciones online: una herramienta fundamental para la gestión del aforo y el control de acceso
En el complejo escenario de la organización de eventos, el control eficaz del aforo y los accesos son fundamentales. En este sentido, las inscripciones online se han convertido en una herramienta valiosa.
Las inscripciones online como forma de control de aforo
Las inscripciones online juegan un papel crucial en el control del aforo en cualquier tipo de evento. Con la información recopilada a través de los formularios de inscripción, los organizadores pueden llevar un seguimiento en tiempo real del número de asistentes que han confirmado su asistencia, e incluso limitar de antemano el número máximo de inscripciones.
Esto no solo facilita la planificación logística, desde la organización de los espacios hasta la gestión de recursos, sino que también permite tomar medidas para garantizar el cumplimiento de cualquier normativa o restricción de aforo del recinto.
El día del evento: gestión fluida del control de acceso gracias a las inscripciones
El día del evento, las inscripciones online, especialmente si están conectadas con un sistema de control de acceso, se convierten en una herramienta indispensable para un acceso fluido de los asistentes.
Una buena plataforma de inscripción debería ofrecer la opción de generar e-tickets con códigos QR únicos, que los asistentes pueden mostrar en su móvil o en papel en los puntos de acceso al evento. Esto facilita el proceso de entrada, evitando largas colas y haciendo el control de acceso más rápido y eficiente. Además, en caso de problemas o dudas, los organizadores pueden consultar fácilmente la base de datos de inscripciones para verificar la validez de la entrada o resolver cualquier incidencia.
¡Estas herramientas son una ayuda inestimable para los organizadores de eventos, sea cual sea su tamaño y sector!
